Bonnes pratiques et points d’attention pour réussir la réforme
2026 marque un tournant pour la facturation de toutes les entreprises
A partir du 1er septembre 2026, la facture électronique deviendra progressivement le seul format autorisé pour émettre et recevoir des factures. La réforme prévoit aussi une automatisation des reportings à l’administration.
Ce guide présente les clés pour réussir sa transformation et surtout les pièges dans lesquels ne pas tomber.
En bref, le calendrier de la réforme
Avant d’entrer dans le vif du sujet
Quelle différence entre une facture électronique et une facture dématerialisée ?
Facture électronique = format spécifique
- Une facture électronique – ou e-invoicing – est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées en XML, donc directement interprétables par une machine.
- Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire, qu’il s’agisse du portail public de facturation (PPF) ou d’une plateforme agréée (PA).
Imprimé puis numérisé ne sera plus autorisé
Une facture imprimée puis numérisée au format PDF au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie dématérialisée n’est pas une facture électronique. On parle alors de facture « dématérialisée ».
Factur-X, UBL, CII : quésaco ?
Les trois formats possibles :
- Les factures électroniques pourront être émises en trois formats différents structurés en XML : factur-X, UBL et CII.
- Le format factur-X est en réalité un format hybride, qui présente la particularité de posséder – en plus d’une partie XML – une partie PDF, permettant la visualisation de la facture.
- Les organisations ayant déjà fait usage d’autres formats (EDIFACT, Galia, EANCOM…) pourront solliciter l’aide de plateformes tierces pour les faire transiter vers le portail public de facturation.
Et à l’issue de la réforme ?
A l’issue de la réforme, ces formats devront impérativement être respectés.Ne seront pas considérées comme des factures électroniques les factures « papier » scannées, les PDF ordinaires et les documents envoyés par mail.
L’obligation du e-reporting en parallèle de la facturation électronique
- Les entreprises non concernées par la facturation électronique auront une obligation de e-reporting, c’est-à-dire une obligation de transmission à l’administration fiscale de certaines informations (montant de l’opération, montant de la TVA facturée, mode et date de paiement, numéro de facture…).
Et concrètement, qui concerne-t-elle ?
- Cette obligation de e-reporting concerne les opérations internationales ou intracommunautaires, les opérations BtoC, ainsi que certaines opérations sectorielles (prestations dans le domaine de la santé, de l’enseignement, de la formation, opérations immobilières, opérations réalisées par des associations à but non lucratif…).
- En traçant l’activité économique d’une entreprise, l’e-reporting permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.
Les sanctions en cas de non conformité à la réforme
Des sanctions pour les entreprises :
Le non-respect des obligations de facturation et de transmission des données donnera lieu à une amende de 15 euros par facture en cas de non-émission d’une FE (plafonnement à 15.000 euros par an) et 250 euros par transmission en cas de non-respect de l’obligation du e-reporting (plafonnement à 15.000 euros par an). Dans les deux situations, la 1ère infraction commise n’est pas sanctionnée.
Des sanctions pour les plateformes :
Les plateformes qui ne transmettraient pas les informations à l’administration fiscale seront également sanctionnées à hauteur de 15 € par facture et 750 € par transmission, plafonné pour les deux sanctions à 45 000 € par année civile.
Il est indispensable de rendre son processus de facturation opérationnel au 1er septembre 2026.
Une période de tolérance sera accordée afin de laisser les entreprises gérer les éventuels retards de planning.
Pour autant, la cartographie de vos processus, le choix de la PA et l’appropriation des règles en matière d’archivage doivent être finalisés à cette échéance.
Une seule contrainte et des avantages en cascade
Les 2 piliers de la réforme : la PAF et le statut de la FE
L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation (10 ans selon le Code de commerce, 6 ans selon le droit fiscal).
Sécuriser l’émission ou la réception
Cela peut être fait soit par la constitution d’une piste d’audit fiable, soit par l’apposition d’une signature électronique qualifiée au sens défini par le règlement européen (elDAS), soit par la génération de factures structurées basées sur l’échange de données informatisées (EDI).
Le nouveau circuit de facturation post-réforme
